Brand Management Systeme
Marken nachhaltig steuern und kommunizieren
Für den Unternehmenserfolg ist es wichtig in die Entwicklung der eigenen Marke zu investieren. Dazu gehört auch, dass die Marke nachhaltig gesteuert und kommuniziert werden muss. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte über Brand Management Systeme. Außerdem wollen wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems unterstützen und stellen Ihnen die fünf besten Tools vor, die der Markt aktuell zu bieten hat.
Basics über Brand Management Systeme
Bevor wir uns mit Brand Management Systemen bzw. Brand Management Portalen auseinandersetzen, sollten wir zwei Fachbegriffe genauer definieren.
Viele von uns können sich unter dem Begriff Marke (Englisch: Brand) etwas vorstellen. In erster Linie löst eine Brand bei Verbraucher:innen bestimmte Assoziationen aus, wenn sie einem Produkt oder einem Unternehmen begegnen. Klassischerweise definiert sich eine Marke über die Gesamtheit von Assoziationen, Meinungen, Gefühlen, Wahrnehmungen und sogar Werten eines Produkts oder einer Dienstleistung.
Die wichtigsten Bestandteile einer Marke sind:
- visuelle Komponenten (Logo, Markenzeichen, Farben und Schriftarten im Corporate Design)
- verbale Komponenten (Name, Legende oder Slogan)
- ideologische Komponenten (Idee und Präsentation der Marke)
Die Brand ist eines der wichtigsten Aspekte von Marketing. Ihre Entwicklung und Administration gehört zu einem integralen Bestandteil von Marketingaktivitäten erfolgreicher Unternehmen. Ohne nachhaltiges Branding gibt es keinen Erfolg – die Regel ist einfach. In Verbindung mit einer Marke haben die meisten Unternehmen das Bedürfnis nach einer strukturierten Steuerung und Verwaltung von allen Branding-Aktivitäten. Hier kommt das Brand Management ins Spiel.
Brand Management ist ein umfassendes, regelmäßiges Management aller mit der Marke zusammenhängender Aktivitäten. Das betrifft alle Prozesse des Lebenszyklus einer Marke, einschließlich aller Phasen der Entstehung bis hin zur fortlaufenden Evolution. Dieser Managementprozess beinhaltet die Anwendung von Marketingtechniken, um die Nutzung und Wahrnehmung durch Verbraucher:innen zu maximieren. Mit anderen Worten handelt es sich um einen multifunktionalen Prozess, der in den Abläufen eines Unternehmens eine wichtige Rolle spielt. Die Steigerung des Markenwerts ist eines der Hauptziele des Brand Managements.
Ein Brand Management System (BMS), auch bekannt als ein Brand Management Portal, Brandportal, Markenportal, eine Brand Management Plattform oder eine Brand Management Software, ist eine IT-Lösung für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens, um das Produkt oder die Dienstleistung der eigenen Marke sowohl extern als auch intern zu steuern und zu kommunizieren. Zum Nutzerkreis eines solchen Brandportals zählen speziell Kommunikationsmanager, Brand Manager, Social Media Manager und Pressesprecher:innen. Das BMS setzt Standards und unterstützt damit alle Mitarbeiter:innen, die mit markenbezogene Marketingmaterialien arbeiten. Diese Software hilft einem Unternehmen, die eigene Marke global und lokal zu verwalten und gewährleistet gleichzeitig eine absolute Kontrolle über sie. Zur Grundausstattung der IT-Lösung für das Brand Management zählen zahlreiche Instrumente zur Erstellung, Zusammenstellung, Speicherung und Aktualisierung von markenrelevanten Produkt- und Serviceinformationen.
Was nützt Ihrem Unternehmen ein Brand Management System?
Eine Marke spielt eine entscheidende Rolle für den Markterfolg jeden Unternehmens. Sie stärkt nicht nur das Vertrauen der Verbraucher:innen, sondern wirkt sich auch positiv auf den Marktwert des Unternehmens aus. Das Management von Brands wird immer komplexer. Denn es gibt heute unzählige Möglichkeiten, wie eigene Brands mit Stakeholdern und Kunden:innen kommuniziert werden. Dieser Prozess ist sehr dynamisch und erfordert eine klare Struktur und standardisierte Regelung zur Steuerung von Marken. Ein BMS unterstützt diesen Prozess, um mehr Umsatz zu generieren und die Marke auf dem Markt nachhaltig zu positionieren. Schließlich wird der Wert einer Marke am Wiedererkennungswert durch Verbraucher:innen gemessen. Je erfolgreicher eine Marke, desto höher ist auch ihr Wiedererkennungswert.
Eine Brandmanagement Plattform ermöglicht es, Werbematerialien, Designvorlagen, Logos, Corporate Farben, Flyer, Magazine und sonstige Botschaften zu steuern. Hier werden mehrere Funktionalitäten miteinander kombiniert, nämlich ein Data Asset Management System (DAM), Projektmanagement-Werkzeuge sowie Kalenderfunktionen. All diese Instrumente helfen, die Kollaboration zu optimieren und erhöhen die Transparenz bei der Nutzung von Brand-Assets.
Brandportale kommen industrieunabhängig zum Einsatz. Besonders interessant sind sie jedoch für Großunternehmen oder Organisationen, die in der Kreativbranche arbeiten und ein großes Volumen an digitalen Medien und sonstigen Assets benötigen.
Was sind die wichtigsten Features eines BMS?
So unterschiedlich die Vielfalt an Produkten und Unternehmen ist, so unterschiedlich können auch Ansprüche an Funktionalitäten eines BMS ausfallen. Was zeichnet ein gutes System aus? Welche Funktionen sollen an Bord sein, damit ein Brand Manager seine Arbeit zufriedenstellend erledigen kann? Es kommt meist auf Details und die Branche des Unternehmens an, ob ein bestimmtes System einem Unternehmen besser taugt als das andere. Unabhängig vom Betätigungsfeld einer Organisation sollten folgende neun Features nicht fehlen:
Management von Brand Identity Guidelines und Versionierung von Assets
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Ein integriertes Management für Brand Identity Guidelines und Versionsmanagement für Assets kann das Leben einem Brand Manager enorm erleichtern. Damit ist es nicht nur möglich jeden Schritt im Lebenszyklus eines Assets zu sehen, sondern man kann auch die Brandkonsistenz für alle Assets aufrechterhalten. Die komplette Änderungshistorie eines digitalen Assets wird gespeichert und kann jederzeit nachverfolgt werden. Professionelle Brandportale unterstützen auch die Verwaltung mehrerer Versionen einer Datei bis hin zum Abgleich der Inhalte mit Brand-Compliance-Richtlinien. Die Einhaltung ordnungsgemäßer Nutzung von Assets und der Integrität der Brandidentität wird dadurch sichergestellt.
Digital Asset Management (DAM)
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Mit einem DAM können digitale Assets wie Designdateien, Dokumente, Bilder, Videos, Präsentationen, Logos und andere Markenelemente mit umfangreichen Metadaten gespeichert, gesucht und gefiltert werden, um sie besser abrufen und weitergeben zu können.
Kollaborationsplattform
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Damit alle Aktivitäten rund um das Branding auf einer Plattform ablaufen können, braucht ein gutes BMS eine Möglichkeit, wie Teammitglieder miteinander kollaborieren, sich austauschen und Feedback geben. Dank Instant Messaging Funktionalitäten sind Mitarbeiter:innen in der Lage in Echtzeit wichtige Informationen über die Marke untereinander auszutauschen. Das fördert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe enorm.
Tool für Budgetplanung
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Mit dem Tool für die Budgetplanung planen und überwachen Sie notwendige Investitionen etwa für die Überarbeitung, den Release und das Publishing einer Brand.
Projektmanagement Funktionen
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Aufgrund der Komplexität kann eine Marke heute nicht mehr nur von einer Person verwaltet werden. In der Regel steht hinter dem Branding ein ganzes Team. Damit jedes einzelne Mitglied des Teams seine Deadlines einhalten kann, sind im System Projektmanagement Funktionen erforderlich. Damit lassen sich gemeinsame Aufgaben planen, visualisieren und auf Dashboards nachverfolgen.
Kalenderfunktion
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Damit wird die Verteilung von Marketingmaterialien wie Blogposts, Social-Media-Content und sonstigen Kommunikationsdokumenten vereinfacht. Ein Content-Kalender hilft bei der Koordination der Termine, Buchungsplanung von Assets und vermeidet damit unnötige Überschneidungen bei der Verwendung von Assets.
Integrierte und automatisierbare Workflows
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Mithilfe dieser Funktion soll der Prozess der Überprüfung und Genehmigung von Assets reibungsloser, effizienter und formaler ablaufen. Automatisierte Workflows nehmen dabei viel an manueller Arbeit ab und unterstützen den Prozess. Die Workflows können in der Regel anhand von zur Verfügung gestellten Templates benutzt, angepasst und bei Bedarf neu erstellt werden. Das Ziel von Workflows ist die Optimierung und Vereinfachung der Brand Management Prozesse. Diese Funktion ist sehr nützlich bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen.
Berichts- und Analysefunktionen
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Auch Funktionen für die Analyse von relevanten KPIs und Generierung von Reports sollten in einem modernen BMS nicht fehlen. Sie wollen schließlich wissen, wie erfolgreich die letzte Marketingkampagne war. Bedingt durch komplexe und dynamische Vorgänge bei Brand Management Prozessen ist eine Analyse- und Berichtsfunktion von entscheidender Bedeutung.
Publishing Management
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Nach getaner Arbeit wollen Sie mit Sicherheit die Marke in die große Welt tragen und an die Verbraucher:innen wichtige Botschaften übermitteln. Dabei wollen Sie nicht zwischen unterschiedlichen System hin und her wechseln. Eine Interkonnektivität zwischen der Branding Plattform und anderen Kommunikations- oder Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn sollte hierbei nicht fehlen. Dank eines Publishing Managements lassen sich alle Blogbeiträge und Posts auf Social-Media-Kanälen perfekt planen und koordinieren.
Überblick über die besten Systeme
Wir haben für Sie die besten Branding Management Tools zusammengestellt. Damit bekommen Sie einen ersten Überblick über das derzeitige Angebot auf dem Markt. Vergleichen Sie Software-Bewertungen und -funktionen. Finden Sie die beste Alternative und helfen Sie Ihrem Unternehmen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Los geht's!
Frontify
Frontify ist eine Cloud-basierte Applikation für das Management von Brand Assets, die ein leistungsfähiges Marketing bietet. Auf dieser Plattform können Anwender:innen attraktive Kundenerlebnisse erschaffen, um mit dem Zielmarkt in Interaktion zu treten. Dieses Tool ermöglicht es, Brandmanagern eine zentralisierte Plattform für die Marke aufzubauen. Die Brand Plattform hat ein durchdachtes Konzept und vermittelt dem User anhand der vorhandenen Branding-Instrumente ein sicheres Gefühl für eine Markenkonsistenz. Die Integration von Frontify in Marketingabläufe von Unternehmen jeder Größe ist aufgrund der vorhandenen Skalierbarkeit möglich.
Features an Bord: Workflow für Genehmigungen, Asset-Management, Projektmanagement, Artwork Management, Change-Management
Bynder
Mit Bynder können digitale Inhalte ansprechend und professionell verwaltet und kommuniziert werden. Die Plattform läuft in der Cloud und hat ein intuitives und benutzerfreundliches Design. Jeder User kann nach Dateien suchen, diese über eine Vielzahl an Kanälen streuen und in Echtzeit mit dem Team kollaborieren sowie Genehmigungen für Assets erteilen. Dank des zentralisierten Portals lassen sich alle Brand- und Marketingaktivitäten überwachen. Bynder wird industrieunabhängig eingesetzt und erlaubt eine benutzerspezifische Strukturierung des Brand Asset Managements.
Features an Bord: Approval Process Control, Management von Assets, Projektmanagement, Artwork-Management, Change Management
Brandworkz
Brandworkz ist eine Markenmanagement-Software, die eine vereinfachte Verwaltung von Markenelementen und Brand Assets ermöglicht. An Bord der Software sind Funktionen wie Digital Asset Management, Workflows mit Anmerkungen, Management von MS Office Dokumenten, Logo-Finder, Brand Richtlinien sowie Reporting und Analyse Tools. Brandworkz lässt sich in viele andere Management Systeme integrieren, wie beispielsweise in Systeme für Content-Management und Customer-Relationship-Management.
Features an Bord: Kontrolle über Genehmigungsprozesse, Asset Management, Dokumenten- und Artwork-Management, Projektmanagement, Change Management
Brandfolder
Brandfolder ist leistungsstark und hat eine intuitiv aufgebaute DAM-Plattform. Die Software ist cloudbasiert und bietet alle relevanten Features für das Markenmanagement. Damit können Anwender:innen beliebige Inhalte speichern, teilen und vorstellen. Brandfolder unterstützt eine Vielzahl an Dateitypen wie Bilder, Audio, Video und Dokumente. Zum Einsatz kommt auch Brand Itelligence, die es ermöglicht, Assets im System schneller zu finden.
Features an Bord: Asset-Management, Support von Genehmigungsabläufen, Projektmanagement, Artwork-Management, Change Management, Fulfillment Distribution
Brandkit
Brandkit ist ein cloudbasiertes Software-Tool aus Neuseeland mit dem Ansatz für eine ganzheitliche Betrachtung des Brand Asset Managements. Die Bedeutung der Brand soll dabei sowohl intern als auch extern aufgebaut werden. Das Brandportal wird als "Software as Service" angeboten und unterstützt das Brandingteam mit flexiblem Design der Plattform. Das Tool unterstützt die Einhaltung von Branding Richtlinien. Es ist ein DAM-System mit einer integrierten Suchmaschine für Assets, zum Erstellen, Bearbeiten, Genehmigen und Organisieren von Branding-Materialien. Die Möglichkeit zur Automatisierung von alltäglichen Aufgaben ergänzt den Funktionsumfang. Diese Software-Lösung kann für Unternehmen aus jedem Industriesektor eingesetzt werden.
Features an Bord: Asset-Management, Support von Genehmigungsabläufen, Projektmanagement, Change Management, Fulfillment Distribution und Artwork-Management
Welche Kriterien sind für die Wahl eines BMS wichtig?
Neben den funktionalen Features, die ein gutes Markenportal haben sollte, sind folgende technische Kriterien für die Auswahl entscheidend:
01
Sicherstellung der Einhaltung lokaler Gesetze (DSGVO) und der IT-Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Unternehmens. Dabei sollten die Verantwortlichen unbedingt prüfen, in welchem Land der Anbieter die Server hostet.
02
Existieren Server in der betreffenden Region oder befinden sich die Daten im Ausland?
03
Bietet der Service-Dienstleister die Möglichkeit für ein On-premise Hosting, bei dem die Serverinfrastruktur in den eigenen Räumlichkeiten verwendet wird?
04
Wie können die bestehenden Daten, IT-Systeme und Dienste für Authentifizierung wie Single-Sign-On in die neue Toollandschaft für das Branding integriert oder an sie angebunden werden?
Natürlich spielt bei der Wahl auch der Preis eine bedeutende Rolle. Wo der finanzielle Rahmen liegt, hängt in erster Linie vom Anbieter, dem gebuchten und benötigten Funktionspaket sowie der Anzahl von Nutzer:innen ab. Funktionen, die nicht genutzt werden, machen wenig Sinn. Deren Bedarf sollte daher immer im Vorfeld bewertet und festgelegt werden. Schließlich fließen in die Entscheidung auch Aspekte wie Usability oder Joy of Use ein. Hierbei sollte man stets die Frage des Nutzungskreises beantworten, ob mit dem Brandportal nur Fachanwender:innen oder aber auch weniger erfahrene Nutzer:innen arbeiten sollen.
Neben den hier genannten technischen Auswahlkriterien spielen weitere nicht technische Eigenschaften auch eine bedeutende Rolle, die wir für Sie in einem anderen Beitrag beleuchten werden.
Christian Wonner
Geschäftsführer
Wollen Sie mehr erfahren, wie Sie Ihre Brandingprozesse noch effizienter machen? Wir blicken auf eine langjährige Projekterfahrung im Bereich Brand Management Systeme zurück. Gern unterstützen wir Sie mit unserer Expertise bei der Auswahl eines passenden Systems.